Gerry Giacomán "Unlocking the Power of Automation: As plataformas de gestão de despesas renovam as competências das equipas financeiras"

Com as mudanças no cenário macroeconômico mundial nos últimos meses e a chegada de uma nova fase no mercado de crédito, o planejamento financeiro tem ganhado cada vez mais relevância dentro das empresas. Seu objetivo é alinhar a estratégia de mercado com as finanças para abrir caminho para a construção de negócios sólidos e rentáveis.

Para isso, algumas empresas têm se dedicado ao desenvolvimento de softwares e plataformas que possibilitam o acompanhamento das despesas corporativas em tempo real. Isso tem permitido que o tempo e os recursos das empresas sejam dedicados a temas mais relevantes e sensíveis às actividades centrais do negócio, como o pensamento estratégico e o planejamento, enquanto o processamento e a compilação dos dados são feitos pelas plataformas - tornando a tomada de decisão uma vertente de gestão mais assertiva e dinâmica.

Através destas ferramentas digitais, é possível fazer um acompanhamento em tempo real das despesas efectuadas pelos colaboradores ou por departamentos específicos de uma empresa. As equipas financeiras conseguem assim perceber em detalhe quais são as despesas fundamentais ou mais recorrentes dentro da organização para que os objectivos do negócio possam ser melhor alinhados.

Para manter o controlo financeiro da empresa atualizado, o que é fundamental para o futuro da gestão, todas as entradas e saídas de valores e despesas devem ser acompanhadas ao mais ínfimo pormenor. A plataforma de gestão de despesas empresariais da Clara tem conseguido poupar até um ano aos seus clientes na realização de processos como a conciliação de facturas, pagamentos e tarefas financeiras morosas, normalmente realizadas manualmente pelas equipas de contabilidade. O objetivo é simplificar a rotina de despesas de qualquer empresa, de qualquer porte ou setor em que atue, e liberar informações com agilidade e transparência em uma plataforma de gestão compartilhada.

Com essas informações em mãos, as empresas têm dado mais atenção ao compliance e à análise de dados internos. Uma pesquisa realizada pela SAP Concur que ouviu CFOs de todo o mundo indica que 78% deles pretendem aumentar ou manter os investimentos em digitalização entre 2023 e 2024, independentemente do cenário econômico.

A pesquisa também afirma que 92% dos CFOs planejam investir em novas implementações tecnológicas - nas quais podemos destacar novas ferramentas como machine learning, automação e inteligência artificial para tornar os processos mais eficientes dentro de suas áreas. Empresas que organizam suas operações em processos manuais correm riscos que podem ter impactos financeiros. Esses processos podem ser demorados e gerar perdas de produtividade. A automação, então, minimiza a possibilidade de falhas e aumenta a consistência das informações.

Este tipo de software, quando associado a serviços financeiros - como é o caso da Clara -, permite aumentar ou diminuir rapidamente a quota de despesas de cada colaborador ou departamento, de forma a tornar os recursos da empresa mais eficientes e a aumentar a rentabilidade do negócio. As equipas podem também restringir as despesas de acordo com a mercadoria ou com a política de despesas da empresa, o que facilita o cumprimento dos regulamentos e evita mal-entendidos entre os membros da equipa.

Aliadas a todas as funcionalidades para políticas de gestão de gastos, essas plataformas coletam e compilam dados que se tornam um insumo valioso para repensar, se necessário, o orçamento atual das empresas e começar a estruturar o orçamento do ano seguinte. Os dados financeiros e contábeis da empresa passam, então, a ser padronizados e centralizados, facilitando a busca e o acesso às informações desejadas.

O referido inquérito elaborado pela SAP Concur indicou que 65% dos líderes de equipas de finanças e contabilidade pretendem ter uma estratégia de dados estabelecida até 2025. Esta estratégia melhora o acesso aos dados financeiros, o que pode levar a melhores planos de reação e à tomada de decisões no meio de acontecimentos imprevistos.

É importante que os profissionais de finanças se sintam confiantes em relação aos dados internos que estão a analisar. A utilização de plataformas digitais de controlo de despesas permite que estes colaboradores tenham uma visão panorâmica com informação completa, reduzindo possíveis inconsistências durante os processos de auditoria.

O registo automático e contínuo das despesas e dos dados financeiros de uma empresa pode também abrir novas oportunidades de investimento, uma vez que os seus processos de governação se tornam mais transparentes para as partes interessadas.

Através de plataformas digitais de controlo de despesas, as equipas podem agir antecipadamente, simplificar processos, reduzir custos e erros, e garantir a segurança e eficiência dentro da empresa. Por meio delas, as empresas terão todas as suas informações em uma única fonte de inteligência de dados, dando-lhes maior controle das movimentações e análises em tempo real. A sua adoção, neste sentido, é um diferencial competitivo e as organizações que os utilizam estão a dar um passo à frente.

Sem dúvida, a tecnologia e as plataformas digitais de gestão de despesas continuarão a desempenhar um papel cada vez mais importante nas equipas financeiras, uma vez que ambas impulsionam a automatização e a eficiência, conduzindo simultaneamente a uma melhor afetação de recursos e a um planeamento estratégico optimizado para que as empresas cresçam com êxito e de forma sustentável.

AUTOR: GERRY GIACOMÁN COLYER

CO-FUNDADOR E CEO CLARA

Gerry cresceu em Monterrey, México, e viveu uma experiência transfronteiriça. Mudou-se para os Estados Unidos para frequentar a Universidade de Yale e tirar o curso de Ética, Política e Economia. Gerry considerou a hipótese de entrar no serviço público antes de descobrir o potencial das empresas orientadas para a tecnologia para terem um impacto positivo na sociedade em grande escala.

Gerry voltou para a América Latina para fundar uma startup de mobilidade e atuou como Chief Growth Officer e VP de Receita na Grin Scooters/Grow Mobility. Com um grupo de colegas dessa empresa anterior, em 2020 Gerry fundou a Clara, uma solução de gerenciamento de gastos corporativos de ponta a ponta para empresas em crescimento na América Latina, que se tornou um dos unicórnios de crescimento mais rápido na região.